Veranstalten ohne Verschwendung

von | 7. Dezember 2018

Umweltbewusstsein ist nur ein wichtiger Aspekt bei der zeitgemäßen Planung von Veranstaltungen. Foto: WikimediaImages (Pixabay.com), Lizenz: CC0

Das Thema Nachhaltigkeit zieht sich aktuell durch alle Branchen und Lebensbereiche. Auch Jürgen May, Geschäftsführer von 2bdifferent, meint: „Wer heute nicht die Gesellschaft und Umwelt in sein Kerngeschäft mit einbindet, wird zukünftig ökonomisch weniger Erfolg haben!“ Passend dazu hat das Medienforum Mittweida 2018 Solveig Kögel, die ebenfalls als Partnerin von 2bdifferent Unternehmen zu nachhaltigem Handeln berät, als Referentin für den Workshop „Be Cool, Be Different – Nachhaltigkeit im Eventmanagement“ eingeladen.

Veranstaltungen schaffen innerhalb langer Planungsphasen mit vielen Mitwirkenden und einem beachtlichen Verbrauch an Materialien und Ressourcen einzigartige Momente und generieren damit enorme Umsätze. Gerade Messen sind große Verbraucher durch die Mobilität der Besucher, den hohen Wasserverbrauch und den Abfall, der durch die aufgebauten Messestände entsteht. Mit Nachhaltigkeit hat das wenig zu tun. Doch immer mehr Eventmanager zeigen, dass ökonomisches und nachhaltiges Handeln nicht im Widerspruch stehen müssen. Ganz im Gegenteil – laut der Studie „Tagung und Kongress der Zukunft“ im Auftrag des German Convention Bureau e.V. werden „Sustainable Meetings“ noch bis 2030 ein wachsendes Marktsegment sein.

Die drei Säulen der Nachhaltigkeit

Immer wieder hört man von dem Begriff „Green Meeting“ im Zusammenhang mit nachhaltigem Eventmanagement. Doch „green“ bedeutet nicht immer gleich „sustainable“. Hinter dem Begriff verbirgt sich nach dem geläufigen Drei-Säulen-Modell nämlich nicht nur der ökologische Aspekt, sondern auch der wirtschaftliche und der soziale.

Die grundlegendste Säule für echte Nachhaltigkeit ist die soziale Säule, das heißt vor allem Beachtung von Arbeitsschutzmaßnahmen, Gleichberechtigung und Vermeidung von Ausbeutung. Dazu gehören beispielsweise geregelte Arbeitszeiten mit Pausen, eine angemessene Verpflegung der Mitarbeiter und ein faires Entgelt. Außerdem ist eine gute Kommunikation innerhalb aller Personalebenen auf Augenhöhe wichtig, damit jeder Mitarbeiter das Gefühl hat, die Wertschätzung entgegengebracht zu bekommen, die er verdient. Doch die soziale Säule bezieht sich nicht nur auf die Mitarbeiter, sondern auch auf die Besucher von Veranstaltungen. Hierbei ist das Stichwort „Inklusion“ essentiell, denn Behinderungen oder Einschränkungen sollten in der heutigen Gesellschaft keinen mehr davon abhalten, Veranstaltungen besuchen zu können. Daher ist es unheimlich wichtig, auf Multilingualität und Barrierefreiheit zu achten sowie beispielsweise Leitsysteme in Blindenschrift anzubieten oder Übersetzer in Gebärdensprache hinzuzuziehen.

Die ökonomische Säule umfasst die Versicherung, dass die nachhaltige Tätigkeit unter anderem finanziell dauerhaft betrieben werden kann, denn erst dann hat diese auch wirtschaftlichen Erfolg. Erst durch die Umsetzung der sozialen Säule sind die Mitarbeiter in der Lage, ihre Leistungsfähigkeit voll auszuschöpfen und aus eigener Motivation heraus Bestleistungen zu bringen. Genauso wichtig ist der Kontakt mit Dienstleistern, der bei frühzeitigem Einbeziehen in die Planung durch Fachwissen schon im Voraus unnötige Verschwendung von Ressourcen verhindern kann. Dies spart Geld und wirkt sich somit wirtschaftlich positiv aus.

Die ökologische Nachhaltigkeit ist sozusagen die Summe des sozialen und des ökonomischen Aspekts, da diese erst langfristig möglich ist, wenn die in den vorigen Absätzen beschriebenen Grundlagen konsequent verfolgt wurden. Innerhalb dieser Säule spielen zahlreiche Handlungsfelder eine Rolle, wie zum Beispiel Catering, Location, Abfallmanagement, Wasser oder Mobilität. Gerade dieser Bereich verursacht unter anderem laut Ermittlungen von atmosfair mit rund 70 Prozent den größten Teil der CO2-Emissionen einer Veranstaltung durch die An- und Abreise von Besuchern sowie Liefer- und Transportwegen vor Ort. Um dem entgegenzuwirken, kann beim Catering zum Beispiel auf Flugware verzichtet und auf regionale Speisen zurückgegriffen werden. Zusätzlich kann die Location nach Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln ausgewählt werden. Alternativ können Shuttle-Services mit Elektro-Fahrzeugen, sichere Fahrradstellplätze oder Öko-Strom-Reisetickets angeboten werden.

Mit Strategie langfristig günstiger

Oft werden nachhaltige Ideen im Eventbereich schnell abgewiesen, weil sie zu viel kosten würden oder man nicht auf gewohnte Angebote verzichten möchte. Doch Nachhaltigkeit kann bei einer effektiven Planung der gesamten Wertschöpfungskette auf lange Sicht sogar günstiger sein, wie das Umweltbundesamt in seinem Leitfaden zu nachhaltigem Eventmanagement bestätigt. So spart man durch den Einsatz von stromsparenden Geräten in der Technik Energiekosten, gleichzeitig garantieren sie eine längere Lebensdauer. Auch beim Abfallmanagement kann durch Mülltrennung gespart werden. Oft wird bei Großveranstaltungen nur ein großer Industriemüll bereitgestellt, da beim Abbau die Zeit zum Trennen fehlt. Dieser Industriemüll sammelt aber jeglichen Abfall auf einmal, so teilweise auch umweltschädigende Stoffe. Deshalb ist die fachgerechte Entsorgung sehr aufwendig und teuer. Wird der Müll im Voraus selbst sortiert, fallen die Kosten für diesen Vorgang durch das Entsorgungsunternehmen weg. Auch Solveig Kögel antwortet auf die Frage, ob Nachhaltigkeit gleich teuer sein muss, mit einem klaren Nein:

Muss Nachhaltigkeit grundsätzlich teuer sein?

von Solveig Kögel, 2bdifferent

Nachhaltigkeit als Wettbewerbsvorteil

Vor Nachhaltigkeit die Augen zu verschließen, wird einem Unternehmen oder Veranstalter früher oder später Probleme bereiten, da das Thema immer mehr an Wichtigkeit zunimmt. Um gegen die Konkurrenz standhalten zu können, ist es wichtig, Vorurteile beiseite zu lassen und selbst zu handeln. Dies bestätigt auch Solveig Kögel:

Warum sollten Unternehmen auf Nachhaltigkeit setzen?

von Solveig Kögel, 2bdifferent

Grund für diesen zunehmenden Zusammenhang mit der Wettbewerbsposition von Unternehmen ist zum einen, dass immer mehr Menschen (69 Prozent) laut der Studie Sustainability Image Score auf Nachhaltigkeit bei Produkten am Markt achten. Zum anderen verpflichtet das CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz seit letztem Jahr kapitalorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Arbeitnehmern, über ihr Engagement für Gesellschaft und Umwelt Bericht abzulegen. Dies betrifft nicht direkt die gesamte Eventbranche. Für eine langfristige Existenzsicherung ist es aber nicht außer Acht zu lassen, da Großunternehmen vermehrt Dienstleister aufsuchen werden, die deren Prinzipien unterstützen, um ihre Beschaffungskette „sauber“ zu halten.

Vermeiden – Vermindern – Kompensieren

Was muss man bei der Etablierung von Nachhaltigkeit im Unternehmen beachten?

von Solveig Kögel, 2bdifferent

Wie Solveig Kögel meint, sollte man nicht von Anfang an alles richtig machen wollen, sondern langsam und schrittweise, aber dafür umso gewissenhafter beginnen. Am Anfang steht meist eine Analyse der Veranstaltung und ein Screening der gesamten Wertschöpfungskette. Anschließend sollte sich das Unternehmen ein ganzheitliches Konzept mit Leitlinien und eigenen Vorgaben entwickeln, an denen später ein möglicher Erfolg messbar ist.

Wichtig ist dann, nach dem Prinzip Vermeiden – Vermindern – Kompensieren vorzugehen. So sollten CO2-Emissionen im Handlungsfeld Mobilität zum Beispiel erst weitestgehend durch die Nutzung von Elektrofahrzeugen vermieden und die übrigen Ausstöße dann möglicherwiese durch Zusammenarbeit mit regionalen Zulieferern ohne lange Transportwege vermindert werden. Der unvermeidbare Rest sollte dann nach dem Prinzip klimaneutraler Veranstaltungen über Kompensation ausgeglichen werden. Man versteht darunter, dass je nach Emissionswert ein bestimmter Geldbetrag an ein Klimaschutzprojekt gezahlt wird. Worauf man achten sollte, ist, dass es sich um zertifizierte Projekte handelt, die hohe Qualitätsstandards erfüllen.

Empfehlenswert ist außerdem das Aufstellen einer CO2-Bilanz nach der Veranstaltung, um dem Unternehmen inklusive aller Mitarbeiter die Auswirkungen auf das Klima zu veranschaulichen. Mittels dieser messbaren Größe können dann Ziele zur Verbesserung der Bilanz gesteckt werden.

Glaubwürdigkeit als Grundlage der Kommunikation

Bei transparentem und glaubwürdigem Handeln ist es nicht verwerflich, damit zu werben und das Thema Nachhaltigkeit in seine Kommunikation aufzunehmen, wie Solveig Kögel meint:

Sollte das nachhaltige Handeln eines Unternehmens publik gemacht werden?

von Solveig Kögel, 2bdifferent

Glaubwürdigkeit ist hier also essentiell, denn die kritische Öffentlichkeit wird schnell merken, ob es sich um Überzeugung oder Marketing-Strategie handelt. Eine Möglichkeit zur Steigerung der Authentizität ist beispielsweise schon während der Planungsphase einen Mitarbeiter/-in als Ansprechpartner bereitzustellen, der Kunden bei konkreten Fragen zur Thematik fachliche Antworten geben und Kritik annehmen kann.

Obwohl Frau Kögel noch einige Verbesserungsansätze zum diesjährigen Medienforum geäußert hat, wie zum Beispiel das Weglassen der Heizpilze oder die Reduktion der umweltschädlichen Giveaways wie der Kugelschreiber oder der Papierblöcke, hat der Workshop den Teilnehmern genau diesen Ansatz vermittelt und durch ein Zitat von Ban Ki-Moon, UN-Generalsekretär 2007 bis 2016, die Augen geöffnet: „Wir können die erste Generation sein, der es gelingt, die Armut zu beseitigen, ebenso wie wir die letzte sein können, die die Chance hat, unseren Planeten zu retten.“

Text: Sophie Bertog, Foto: WikimediaImages (Pixabay.com), Lizenz: CC0