Wozu dient Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist wichtiger denn je. Mit der schnelllebigen Zeit wachsen die Anforderungen an uns und somit auch der Druck, alles schaffen zu müssen. Um den Alltag effektiv und effizient zu gestalten, müssen die ,,richtigen” Aufgaben zur ,,richtigen” Zeit erledigt werden. Es bietet eine bessere Übersicht der Aufgaben und Kontrolle über seine gesetzten Ziele. Außerdem können Stress und Zeitdruck vermieden werden und somit bleibt mehr Zeit für Privates. Zeitmanagement bietet zahlreiche Methoden, um die vorhandenen Ressourcen besser auszunutzen und unwichtige und zeitraubende Aufgaben zu eliminieren.

Was ist wichtig bei der Zielsetzung?

Der erste Schritt besteht darin, dass eine persönliche Bestandsaufnahme über die Ziele und Ressourcen vorgenommen wird. Die Ziele sollten klar und deutlich formuliert und vor allem realistisch sein. Die Formulierung eigener Ziele lässt sich nach dem SMART-Prinzip am besten kontrollieren. Dabei ist es besonders wichtig, sich mit seinen Stärken und Schwächen auseinanderzusetzen, die Ziele in kleinere Etappen einzuteilen, diese terminlich festzuhalten und zu priorisieren. Um Erfolg bei der Umsetzung zu generieren, sollten Meilensteine und die detaillierte Umsetzung schriftlich festgehalten werden. Mit Hilfe dieser Vorgehensweise ist eine optimale Zielsetzung garantiert und gibt eine aufgabenorientierte Richtung vor.

Die ALPEN-Methode

Diese Methode soll bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben helfen, um den Tag mit geringem Aufwand zu organisieren.

Das Pareto-Prinzip

Der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto (1848-1913) formulierte das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, wonach wir in 20 Prozent unserer Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erzielen können. Er entdeckte dieses Phänomen aufgrund von seinen Erfahrungen und Untersuchungen in der Wirtschaft. Das Prinzip besagt, dass üblicherweise 20 Prozent der Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass damit 80 Prozent des gesamten Erfolges erzielt werden können. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die übrigen 80 Prozent der Zeit lediglich noch 20 Prozent des Ergebnisses erbringen. Es ist eine effektive Methode im Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und den Perfektionismus abzulegen. Denn es ist unwirtschaftlich und ungünstig für das Zeitmanagement. Anstatt sich mit Arbeit oder Aufgaben aufzuhalten, welche keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte die Zeit für das Wesentliche genutzt werden. Das soll nicht heißen, dass Aufgaben nicht zu 100 Prozent mit Perfektion erfüllt werden müssen. Es muss nur im Verhältnis zur Aufgabe stehen und sinnvoll für das Ergebnis sein.

Das Eisenhower-Prinzip

Bei der Prioritätensetzung nach Eisenhower liegt der Unterschied zwischen wichtig und dringend.

,,Ich habe zwei Arten von Problemen, die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind meistens nicht wichtig und die Wichtigen sind nie dringend.” – Dwight D. Eisenhower (34. Präsident der Vereinigten Staaten)

Bei diesem Prinzip gibt es vier Prioritätsklassen: A, B, C und D. Kategorie A beinhaltet die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sollten persönlich und möglichst schnell erledigt werden. Tätigkeiten der Klasse B sind nicht unbedingt dringend, aber für die Zukunft wichtig. Diese Aufgaben müssen im Blick behalten werden. Hierfür sollte ein Termin gesetzt werden, um eine Kontrolle darüber zu haben. Zur Priorität C gehören typische Alltagsaufgaben. Diese sind zwar dringend, aber langfristig gesehen nicht unbedingt wichtig. Solche To-Dos können auch gern delegiert oder verkürzt werden. D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Das heißt, dass diese Tätigkeiten ignoriert werden können.