So kommst du stressfrei durchs Studium

von | 16. November 2018

Den Alltag mit Plan und ohne Zeitdruck bewältigen: Eine Herausforderung, nicht nur in der Studienzeit. Foto: Swetlana Stibing

,,Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.” – Lucius Annaeus Seneca

 Um den Alltag als Student erfolgreich zu meistern, spielt Zeitmanagement eine bedeutende Rolle. Zahlreiche Methoden, Techniken und Tools können dabei helfen. Voraussetzungen dafür sind jedoch klare Zielsetzungen und Überwindung des ,,inneren Schweinehunds”.

Der Wecker klingelt am frühen Morgen und das gemütlich warme Bett verführt zum Liegenbleiben. Die Gedanken flüstern: ,,Nur noch fünf Minuten.” Vor Schreck wacht man 30 Minuten später auf und verfällt in Hektik und Stress. Dabei hat der Tag noch nicht einmal richtig angefangen. Man hetzt von der Dusche zum Kleiderschrank und zwischendurch noch zur Kaffeemaschine. Anziehen, Sachen packen und los! Auf die letzte Sekunde schafft man es in den Vorlesungsraum. Nach der Vorlesung noch schnell einen Kaffee und ein belegtes Brötchen holen und weiter zum Meeting, Termin oder zur nächsten Veranstaltung. Am Abend werden noch Aufgaben für Projekte erledigt, Telefonate geführt und eine Belegarbeit für ein Modul steht noch aus. Der Tag hat nur 24 Stunden. Wie sollen all diese Aufgaben nur erfolgreich bewältigt werden? Gerne werden Aufgaben auch auf morgen verschoben oder gar verdrängt. Viele Studenten kennen diese Problematik.

Wozu dient Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist wichtiger denn je. Mit der schnelllebigen Zeit wachsen die Anforderungen an uns und somit auch der Druck, alles schaffen zu müssen. Um den Alltag effektiv und effizient zu gestalten, müssen die ,,richtigen” Aufgaben zur ,,richtigen” Zeit erledigt werden. Es bietet eine bessere Übersicht der Aufgaben und Kontrolle über seine gesetzten Ziele. Außerdem können Stress und Zeitdruck vermieden werden und somit bleibt mehr Zeit für Privates. Zeitmanagement bietet zahlreiche Methoden, um die vorhandenen Ressourcen besser auszunutzen und unwichtige und zeitraubende Aufgaben zu eliminieren.

Was ist wichtig bei der Zielsetzung?

Der erste Schritt besteht darin, dass eine persönliche Bestandsaufnahme über die Ziele und Ressourcen vorgenommen wird. Die Ziele sollten klar und deutlich formuliert und vor allem realistisch sein. Die Formulierung eigener Ziele lässt sich nach dem SMART-Prinzip am besten kontrollieren. Dabei ist es besonders wichtig, sich mit seinen Stärken und Schwächen auseinanderzusetzen, die Ziele in kleinere Etappen einzuteilen, diese terminlich festzuhalten und zu priorisieren. Um Erfolg bei der Umsetzung zu generieren, sollten Meilensteine und die detaillierte Umsetzung schriftlich festgehalten werden. Mit Hilfe dieser Vorgehensweise ist eine optimale Zielsetzung garantiert und gibt eine aufgabenorientierte Richtung vor.

SMART Prinzip – Ziele formulieren für exorbitanten Erfolg. Video: shribe!/YouTube

Die ALPEN-Methode

Diese Methode soll bei der Bewältigung alltäglicher Aufgaben helfen, um den Tag mit geringem Aufwand zu organisieren.

A

Aufgaben & Termine notieren

L

Länge einschätzen

P

Pufferzeiten einplanen

E

Entscheidungen treffen

N

Nachkontrolle durchführen

Das ist eine schnelle Methode, die mit der Erstellung einer einfachen To-Do-Liste beginnt. Zunächst müssen Aufgaben und Termine schriftlich festgehalten und beschrieben werden. Aufgaben, die nicht an einem Tag erledigt werden können, sollten auf den nächsten Tag übertragen werden. Im zweiten Schritt wird der Zeitaufwand beurteilt und notiert. Dieser sollte realistisch und nicht zu knapp kalkuliert sein. Die Setzung von Zeitlimits ist von großer Bedeutung, indem eine genaue Uhrzeit festgelegt wird. Das Einplanen von Zeitpuffern ist ebenfalls sehr wichtig, denn nicht alles ist planbar. Es wird empfohlen, 40 Prozent der Zeit als Puffer für unvorhersehbare Aktivitäten festzulegen. Die restlichen 60 Prozent können mit festgelegten Aufgaben verplant werden. Beim Treffen von Entscheidungen ist es unumgänglich, die Aufgaben nach Prioritäten zu erledigen und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Zum Schluss soll eine Nachkontrolle durchgeführt werden, indem eingeplante Zeiten und Ergebnisse final kontrolliert werden. Zur Unterstützung im Alltag gibt es zahlreiche Apps zum Herunterladen, wie zum Beispiel: Wunderlist, Microsoft To-Do, Any.do, Productive und Planny 2.

Das Pareto-Prinzip

Der italienische Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto (1848-1913) formulierte das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, wonach wir in 20 Prozent unserer Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erzielen können. Er entdeckte dieses Phänomen aufgrund von seinen Erfahrungen und Untersuchungen in der Wirtschaft. Das Prinzip besagt, dass üblicherweise 20 Prozent der Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass damit 80 Prozent des gesamten Erfolges erzielt werden können. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass die übrigen 80 Prozent der Zeit lediglich noch 20 Prozent des Ergebnisses erbringen. Es ist eine effektive Methode im Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren und den Perfektionismus abzulegen. Denn es ist unwirtschaftlich und ungünstig für das Zeitmanagement. Anstatt sich mit Arbeit oder Aufgaben aufzuhalten, welche keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte die Zeit für das Wesentliche genutzt werden. Das soll nicht heißen, dass Aufgaben nicht zu 100 Prozent mit Perfektion erfüllt werden müssen. Es muss nur im Verhältnis zur Aufgabe stehen und sinnvoll für das Ergebnis sein.

Das Eisenhower-Prinzip

Bei der Prioritätensetzung nach Eisenhower liegt der Unterschied zwischen wichtig und dringend.

,,Ich habe zwei Arten von Problemen, die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind meistens nicht wichtig und die Wichtigen sind nie dringend.” – Dwight D. Eisenhower (34. Präsident der Vereinigten Staaten)

Bei diesem Prinzip gibt es vier Prioritätsklassen: A, B, C und D. Kategorie A beinhaltet die Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sollten persönlich und möglichst schnell erledigt werden. Tätigkeiten der Klasse B sind nicht unbedingt dringend, aber für die Zukunft wichtig. Diese Aufgaben müssen im Blick behalten werden. Hierfür sollte ein Termin gesetzt werden, um eine Kontrolle darüber zu haben. Zur Priorität C gehören typische Alltagsaufgaben. Diese sind zwar dringend, aber langfristig gesehen nicht unbedingt wichtig. Solche To-Dos können auch gern delegiert oder verkürzt werden. D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Das heißt, dass diese Tätigkeiten ignoriert werden können.

15 Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Zeitmanagement

  1. Notizen machen
  2. Klare Ziele setzen (SMART)
  3. Prioritäten richtig zuordnen
  4. Schnelle und gute Entscheidungen treffen
  5. Große Aufgaben in kleine aufteilen
  6. Zeitfresser minimieren
  7. Kein Multitasking
  8. Keine Aufschieberitis (Prokrastination)
  9. Perfektionismus ablegen
  10. Gleichartige Aufgaben in Blöcken erledigen
  11. Auch mal Nein sagen
  12. Delegation von Aufgaben oder Unterstützung holen
  13. Gutes und funktionierendes Arbeitsmaterial nutzen
  14. Testen und Optimieren
  15. Pausen gönnen

Mit diesen Tipps und Tricks und unter Anwendung der beschriebenen Methoden lassen sich die Ressourcen wirksamer einsetzen. Die Einhaltung und das strikte Verfolgen einer To-Do-Liste oder eines Zeitplans erfordert natürlich viel Selbstdisziplin und Organisation, aber wenn die Ziele wichtig genug sind, werden diese auch erreicht. Natürlich sollte nicht jede Minute verplant sein, denn dann ist die Gefahr einer Überplanung sehr hoch. Zeitmanagement bedeutet auch Erfahrungsmanagement und jeder sollte seine eigenen Mittel und Wege finden, um Erfahrungen zu sammeln und daraus zu lernen.

Text und Titelbild: Swetlana Stibing